Unsere Leistungen im Bereich Archivlogistik

Heinrich Koch Internationale Umzugs- und Archivlogistik garantiert als Partner der AML (Archiv- und Materiallogistik GmbH) innovative und intelligente Logistiklösungen für Ihre Aktenlagerung und Materialarchive. Akten-, Archiv- und Materiallogistik sind hochsensible Themen und erfordern individuell abgestimmte Lösungen. Unsere langjährige Erfahrung in der Organisation professioneller Lagerung und Verwaltung von Archiven macht uns ebenfalls zu Ihrem kompetenten Partner für die Durchführung von Umzügen, Ein- und Zwischenlagerungen von Bibliotheken jeder Größe. Optimieren sie Raumbedarf und Kosten durch externe Aktenlagerung. Wir garantieren Ihnen innovative Logistik und fachmännische Lagerung Ihrer Akten. Unser flexibles und individuelles Zugriffssystem garantiert dabei bedarfsorientiert weiterhin die problemlose und schnelle Vorlage aller Dokumente. Weitere Informationen zum professionellen Akten- und Archivmanagement, welche Einspar- und Optimierungspotenziale sich Ihrem Unternehmen eröffnen, wie Sie flexibel bleiben und warum unsere professionellen Lösungen für Sie sicher sind, erfahren Sie auf den folgenden Seiten oder in einem kostenlosen Consulting-Termin mit Ihrem persönlichen Archivlogistik-Berater.

Beratung

Sie haben die Vorzüge der externen Aktenlagerung erkannt und möchten Ihr Archiv in unserem Sicherheitslager unterbringen? Kein Problem! Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Unsere geschulten Mitarbeiter sichten Ihren Bestand vor Ort und ermitteln das Volumen Ihres Archivs. In einem anschließenden Beratungsgespräch informieren wir Sie über die Aufbewahrungszeiträume Ihrer Dokumente und legen gemeinsam mit Ihnen die Art der Einlagerung fest. Für die Verwaltung Ihrer Dokumente erhalten unsere Kunden den Zugriff auf unser Online-Archivportal. Welche individuellen Anpassungsmöglichkeiten unser System für einen effizienten Umgang bietet, demonstrieren wir Ihnen gerne direkt an unserer Software.

Sie erhalten von uns einen Kostenvoranschlag, bei dem alle Abläufe und Maßnahmen nachvollziehbar für Sie aufbereitet werden. Bei aufkommenden Fragen können Sie jederzeit unseren persönlichen Service in Anspruch nehmen. Unsere kompetenten Berater helfen Ihnen gerne jederzeit weiter.

Ablauf

Nachstehend erhalten Sie eine kurze Übersicht über den Ablauf der Aktenlagerung. Die aufgeführten Schritte werden auf den nachfolgenden Seiten dieser Broschüre im Detail erläutert.

Schritt 1: Abholung

  • in verplombten Sicherheitsboxen (inkl. verpacken)

Als erfahrenes Logistikunternehmen übernehmen wir selbstverständlich auch den Transport Ihrer Dokumente. Wir kontrollieren und verpacken Ihre Akten, ehe sie in verplombten Sicherheitsbehältern zu unserem Aktenlager transportiert werden. Jeder Transportschritt wird dokumentiert. Stellen Sie uns gern Ihre eigenen Bestandslisten zur Verfügung, um Diskrepanzen schon vor dem Transport aufzudecken. Sie möchten Ihre Akten selbst für den Transport vorbereiten? Wir stellen Ihnen gerne das benötigte Material zur Verfügung.

Schritt 2: Erfassung

  • und Verschlagwortung nach Ihren Anforderungen

Vor der Einlagerung werden Ihre Akten elektronisch erfasst. Dies geschieht nach Absprache entweder manuell oder automatisiert, mit Hilfe von vorhandener Bestandslisten. Beide Varianten beinhalten, dass jede Akte als Datensatz – in der Regel entsprechend der Aktenbenennung – in einer Datenbank hinterlegt wird. Diesem Datensatz wird eine individuelle Aktennummer zugeordnet, welche wiederum, in Form eines Barcodes, Ihrer Papierakte zugefügt wird. Jede Akte lässt sich so genauestens überwachen und nachverfolgen. Mit dem Zugang zu unserem Archivportal können Sie den Status Ihrer Akten selbst einsehen. Und nicht nur das! Sämtliche Datenbankfelder Ihrer Akten lassen sich individuell nach Ihren Bedürfnissen definieren, sodass sich die Arbeit mit unserem Portal optimal in Ihre Prozesse integrieren lässt. Unser System ist modular aufgebaut und bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit der Selbsterfassung. Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Menüpunkt „AML-Archivportal“.

Schritt 3: Lagerung

  • in speziellen Containern im Sicherheitslager

In unseren zutrittsbeschränkten, brandgeschützten, klimatisierten und videoüberwachten Räumlichkeiten werden Ihnen als Kunde zusätzlich verschlossene Container zugewiesen, die ausschließlich für Ihren Bestand vorgesehen sind. Vor Umwelteinflüssen und unbefugtem Zugriff geschützt, erhalten Ihre Akten hier feste Lagerplätze. Die elektronische Verknüpfung zwischen Akte und Lagerplatz ermöglicht es, sämtliche Bewegungen Ihrer Akten nachzuvollziehen und festzuhalten.

Schritt 4: Bestellung und Anforderung

  • per Telefon, Email oder über unser Online-Portal

Fordern Sie Ihre Dokumente telefonisch, per Email oder Fax an, oder nutzen Sie das bequeme Bestellsystem unseres Archivportals. Letzteres bietet Ihnen eine Suchmaske, die sich direkt auf die Datenfelder Ihrer Akten bezieht. So erhalten Sie beispielsweise die Möglichkeit, alle Akten einer bestimmten Abteilung gesondert aufzulisten oder Ihre Suche über spezifische Parameter einzugrenzen. Darüber hinaus steht Ihnen eine umfangreiche Benutzerrechteverwaltung zur Verfügung, die den gezielten Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente steuert. Nach einer Aktenanforderung können Sie über das Portal den Status Ihrer angeforderten Akten prüfen. Mehr zum Thema „Archivportal“ finden Sie im folgenden Kapitel dieser Broschüre.

Nach Ihrer Aktenanforderung erhalten Sie die Lieferung üblicherweise am nächsten Werktag; aber auch Express-Lieferungen innerhalb von 2-4 Stunden sind möglich.

Schritt 5: Vernichtung

  • nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen

Sobald der festgelegte Vernichtungszeitpunkt einer oder mehrerer Akten erreicht ist, erhalten Sie eine Vernichtungsliste zur Freigabe. Bei Bedarf können Sie den Aufbewahrungszeitraum an dieser Stelle verlängern. Alle freigegebenen Akten werden durch unseren zertifizierten Vernichtungspartner, gemäß aktueller Datenschutzbestimmungen, vernichtet. Dieser Vorgang wird ebenfalls elektronisch überwacht.

Erhöhen Sie Ihre Wirtschaftlichkeit und Effizienz durch das Outsourcing ihres Archivs.