DAS AML-ARCHIVPORTAL

Ihre Dokumente werden als elektronische Datensätze in unserer Verwaltungssoftware, dem AML-Archivportal, abgelegt. Auf Wunsch erhalten Sie einen Kundenzugang, über den Sie alle Akten Ihres Archivs einsehen, verwalten und jederzeit anfordern können.

Die elektronische Akte

Ihre elektronischen Dokumente erhalten während der Verschlagwortung Informationen, die eine konkrete Zuordnung ermöglichen. Neben grundlegenden Parametern, wie der individuellen Aktennummer und der Aktenbezeichnung, können weitere Attribute für eine effiziente Verwaltung festgelegt werden. Diese Attribute können beispielsweise alphabetische und zeitliche Eingrenzungen, akteninterne Register, Autorennamen oder die zuständige Abteilung sein. Die gewählten Parameter beeinflussen später die Suchmaske und bilden die Basis für die Benutzerrechteverwaltung. Angaben zur Aufbewahrungsfrist ermöglichen es uns außerdem, Sie rechtzeitig an die Vernichtung Ihrer Dokumente zu erinnern.

Die Suchmaske

Unser Archivportal bietet Ihnen eine umfangreiche Suchmaske, die sich entsprechend der Datensätze Ihrer elektronischen Dokumente gliedert. So erhalten Sie neben einem Suchfeld für die Aktenbezeichnung und einer Volltextsuche weitere Filter, mit denen Sie schnellstmöglich das gewünschte Ergebnis erzielen. Sind Ihre Dokumente mit einem Datum versehen, steht Ihnen beispielsweise eine Datumssuche zur Verfügung. Schildern Sie uns Ihre Arbeitsprozesse! Wir legen gemeinsam mit Ihnen die nötigen Spezifikationen fest.

Die Benutzerrechteverwaltung

In unserem Online-Archivportal erhalten alle Mitarbeiter, die für die Verwaltung Ihres Archivs zuständig sind, ein Nutzerprofil mit spezifischen Rechten. Sie als Administrator können so den Zugriff jedes Mitarbeiters individuell eingrenzen. Möchten Sie einem Nutzer lediglich den Zugriff auf eine bestimmte Abteilung gestatten oder ihm die Bearbeitung der Datensätze grundsätzlich verweigern? Kein Problem! Jede Aktion, die unser System für den Kundenbereich zur Verfügung stellt, können Sie einem Nutzer zusprechen oder verweigern.

Die Reportverwaltung

Unser System zeichnet alle Nutzeraktionen auf und speichert sie in der Reportverwaltung. Sie können jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle Änderungen an Ihrem Archiv vorgenommen wurden und welcher Nutzer diese Aktion ausgeführt hat. Das AML-Portal liefert Ihnen eine chronologische Auflistung mit einer Zeitangabe und dem ausführenden Nutzer. Sie erhalten die Möglichkeit, nach bestimmten Aktionen zu suchen, oder die Liste nach verschiedenen Kriterien zu filtern.

Der Aktenshop

Sie benötigen bestimmte Unterlagen für Ihre Arbeitsabläufe? Bestellen Sie die entsprechenden Akten bequem über unser Portal! Wählen Sie Ihre Dokumente aus, schieben Sie sie in den Warenkorb und wählen Sie die Lieferart. Fertig! Sie erhalten Ihre Akte zum nächsten Werktag oder per Express innerhalb der nächsten 2-4 Stunden. Alternativ können Sie Ihre Dokumente auch bei uns abholen. Den Status Ihrer Bestellung können Sie in unserem System jederzeit einsehen.

Die Selbsterfassung

Unser modular aufgebautes Verwaltungssystem ermöglicht Ihnen die Selbsterfassung. So lassen sich Dokumente, die in Ihren eigenen Räumlichkeiten verbleiben, vor Ort in unser System einpflegen. Der Vorteil? Sie behalten den Überblick über alle Dokumente Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe und können den Austausch innerhalb Ihres Unternehmens stets nachverfolgen. Darüber hinaus sparen Sie Kosten bei einer späteren Auslagerung der bereits erfassten Dokumente.